Que es un CRM y por que los negocios pierden dinero sin uno?
CRM, Customer Relationship Management, es un sistema para gestionar las relaciones con los clientes. En terminos simples: es el lugar centralizado donde guardas toda la informacion sobre cada cliente y cada prospecto con el que has tenido contacto.
Sin un CRM, la informacion esta dispersa: parte en WhatsApp, parte en una hoja de Excel, parte en Gmail y parte en tu cabeza. Te suena familiar? Esta es la situacion de la mayoria de los pequenos negocios, y tiene un costo real.
El dinero que se queda sobre la mesa
Piensa en este escenario: un cliente potencial te contacto hace dos meses, hablaste con el, le enviaste una cotizacion, y luego "desaparecio". Sin un CRM, probablemente no le diste seguimiento. Con un CRM, habrias recibido un recordatorio despues de una semana, y otro despues de dos, y quizas habrias cerrado la venta.
Los estudios de la industria muestran que los negocios con CRM aumentan su tasa de cierre de leads en un 25% a 40%. Para un negocio que factura $20,000 USD al ano, eso representa una diferencia de miles de dolares.
5 problemas que un CRM resuelve
- Clientes olvidados: los recordatorios automaticos aseguran que ningun lead se pierda
- Desorganizacion: todo el historial con cada cliente en un solo lugar
- Falta de visibilidad: el gerente no sabe que hizo el vendedor? El CRM lo resuelve
- Analisis de rendimiento: de donde vienen los mejores clientes? Cuanto tiempo toma una venta promedio?
- Servicio al cliente consistente: cualquier representante puede ver el historial y continuar donde otro dejo
Cual es la diferencia entre Excel y un CRM real?
Excel es una herramienta maravillosa, pero no es un CRM. La diferencia no esta en los datos que puedes almacenar, sino en lo que el sistema hace por ti.
Lo que Excel no puede hacer
- Enviar un recordatorio automatico cuando no has dado seguimiento a un cliente
- Enviar un email automatico despues de que un cliente llena un formulario en tu sitio web
- Calcular cuanto tiempo lleva un cliente en cada etapa del embudo
- Gestionar tareas entre varias personas del equipo
- Conectarse a WhatsApp, tu sitio web, Instagram y capturar leads directamente
Cuando Excel es suficiente?
Si tienes menos de 50 clientes activos y trabajas solo, Excel aun puede ser suficiente. Pero en cuanto recibes mas de 10 leads al mes o trabajas con un socio o empleado, un CRM se vuelve indispensable.
Comparacion de los CRM mas populares
El mercado esta lleno de opciones. Aqui tienes una comparacion honesta entre las soluciones mas comunes para pequenos negocios:
HubSpot CRM
Precio: version basica gratuita (muy generosa), versiones avanzadas desde $45/mes.
Ventajas: interfaz excelente, gratis para principiantes, muchas integraciones, ideal para negocios que quieren crecer.
Desventajas: versiones avanzadas costosas, interfaz principalmente en ingles.
Monday CRM
Precio: desde $12 por usuario al mes.
Ventajas: interfaz visual muy comoda, muy flexible, popular, soporte en espanol.
Desventajas: no es un CRM "puro", es mas una herramienta de gestion de proyectos ampliada, automatizaciones limitadas en el plan basico.
Pipedrive
Precio: desde $15 por usuario al mes.
Ventajas: enfocado en ventas, interfaz excelente para gestionar el embudo, ideal para vendedores.
Desventajas: menos adecuado para servicio al cliente, integraciones limitadas en el plan basico.
Zoho CRM
Precio: version gratuita hasta 3 usuarios, planes de pago desde $14/mes.
Ventajas: precio accesible, funcionalidades ricas, adecuado para negocios con procesos complejos.
Desventajas: curva de aprendizaje pronunciada, interfaz menos intuitiva.
Soluciones empresariales
Tambien existen soluciones como Salesforce, Dynamics 365 y SAP, pero estas generalmente estan dirigidas a empresas medianas y grandes con presupuestos acorde.
Cuales funciones del CRM son las mas importantes?
No todas las funciones valen lo mismo. Estas son las que deben estar en cualquier CRM que elijas:
Obligatorias
- Gestion de embudo (Pipeline): vista visual de todos los leads en cada etapa de la venta
- Recordatorios y tareas: "Llamar a X el dia 15"
- Historial de comunicacion: cada llamada, email y mensaje documentado
- Importacion de leads: desde Excel, desde tu sitio web, desde Google
Importantes, pero no obligatorias al inicio
- Automatizaciones: enviar un email automatico cuando un lead pasa a una nueva etapa
- Integracion con WhatsApp: gestionar conversaciones de WhatsApp directamente desde el CRM
- Reportes y analitica: cuantos leads se convirtieron en clientes, cual es la tasa de cierre
- Aplicacion movil: acceso al CRM desde cualquier lugar
Cuanto cuesta un CRM para un negocio pequeno?
Aqui tienes un panorama realista de precios:
- Gratis: HubSpot Free, Zoho Free (hasta 3 usuarios). Excelente para empezar
- $20 a $60 al mes: la mayoria de las soluciones populares, para un negocio con 1 a 3 usuarios
- $100 a $300 al mes: planes avanzados con automatizaciones e integraciones
- $500+: Salesforce y soluciones Enterprise, generalmente no adecuadas para negocios pequenos
Recomendacion: Comienza con HubSpot Free. Es muy generoso y puede servir a un negocio pequeno durante anos. Solo cuando llegues a sus limites, considera actualizar.
En JOYO Digital trabajamos con clientes que buscan la combinacion de sitio web + CRM + automatizacion, porque cuando funcionan juntos, el impacto en el negocio es dramatico.