Cuantos leads estas perdiendo?
Preguntate: cuantas consultas recibiste en los ultimos 6 meses? Y cuantas se convirtieron en clientes? Si la respuesta es "no lo se", eso ya dice mucho.
Los estudios de negocios muestran consistentemente que la mayoria de los negocios pequenos pierden entre el 30% y el 50% de sus leads antes de siquiera intentar venderles. No por el precio, no por la competencia y no porque el producto no sea bueno. Sino porque no respondieron lo suficientemente rapido, se olvidaron de devolver la llamada, perdieron los datos o no hicieron seguimiento despues de enviar la cotizacion.
El ejemplo que todos conocen
Un cliente potencial busca un plomero a las 11:30 de la noche, encuentra tu sitio web y deja sus datos. En la manana, estas ocupado en un trabajo y no ves la consulta. Al mediodia, el cliente ya recibio una cotizacion de un competidor que respondio a las 8:00 de la manana. Tu llamas a las 4:00 de la tarde. "Ya cerramos con alguien mas". No es un problema de precio, es un problema de proceso.
Que es un embudo de ventas?
Un embudo de ventas (Sales Funnel) es una representacion visual del recorrido que hace un lead desde el momento en que conoce tu negocio hasta el momento en que paga. El embudo se estrecha en la parte inferior: no todos se convierten en clientes, y eso es normal.
Etapas del embudo para un negocio pequeno
- Conciencia: el cliente se encuentra contigo (anuncio, Google, recomendacion)
- Interes: entra a tu sitio, lee, completa un formulario
- Primera conversacion: intentas entender su necesidad
- Cotizacion: envias una propuesta detallada
- Negociacion: preguntas, objeciones, ajustes
- Cierre: firma, pago o confirmacion
- Retencion: un buen servicio que genera recomendaciones
Cada etapa es un punto potencial de perdida. Una buena gestion de leads significa saber exactamente donde esta cada lead en el proceso y cual es la siguiente accion.
Herramientas para la gestion de leads
Antes de elegir una herramienta, entiende esto: la mejor herramienta es la que realmente vas a usar. Un CRM caro y complejo que se usa dos veces por semana es peor que una hoja de Google Sheets que se actualiza todos los dias.
Nivel 1: Google Sheets (gratis, hasta ~30 leads/mes)
Una hoja simple con columnas: nombre, telefono, fuente del lead, fecha de consulta, estado, notas, fecha del proximo seguimiento. Se puede conectar a Google Forms en tu sitio web para recibir leads directamente. Minimalista, pero funciona.
Nivel 2: HubSpot CRM (gratis, hasta cientos de leads)
HubSpot ofrece un CRM gratuito que se adapta excelentemente a negocios pequenos. Gestion de contactos, deals, tareas, recordatorios automaticos. Tiene una aplicacion movil comoda. Costo: $0 para la version basica.
Nivel 3: Monday.com / Pipedrive ($30 a $60 USD/mes)
Para negocios con procesos de venta mas complejos, varios vendedores o necesidad de reportes. Pipedrive esta construido especificamente para gestionar tratos y embudos de venta. Monday.com es mas flexible y permite construir procesos segun la necesidad.
Automatizacion basica que todo negocio necesita
- WhatsApp automatico: cuando entra un lead nuevo, el cliente recibe un WhatsApp "Gracias por tu consulta, te responderemos en una hora" en 30 segundos. Posible con Make.com + WhatsApp API.
- Recordatorio automatico: si un lead no contesto en 24 horas, recibe un recordatorio. Si no contesto en 48 horas, recibe un segundo mensaje.
- Email de seguimiento: despues de enviar una cotizacion, un email automatico en D+2 que dice "Fue un gusto enviarte nuestra propuesta. Tienes alguna pregunta?"
Que tan rapido debes responder?
Esta es una de las preguntas mas importantes en la gestion de leads, y tiene una respuesta precisa respaldada por investigacion:
Un estudio de Harvard Business Review encontro que las empresas que responden a las consultas en 5 segundos (de forma automatica mediante CRM) aumentan los cierres en un 391%. Incluso en 5 minutos, la probabilidad es 21 veces mayor que en 30 minutos.
La conclusion practica: no intentes responder rapido tu mismo. Construye un sistema que responda rapido por ti.
Que hacer cuando no puedes responder de inmediato?
- Configura un mensaje automatico en WhatsApp Business ("Recibimos tu consulta y te responderemos dentro de una hora en horario de atencion")
- En los formularios del sitio web, redirige a una pagina de agradecimiento con expectativas claras ("Te contactaremos en 24 horas habiles")
- Configura alertas en tu celular para cada lead nuevo, incluso cuando estes fuera
Como ayuda la automatizacion?
Automatizar la gestion de leads no significa eliminar el factor humano del proceso. Significa eliminar los pasos tecnicos y dejarte tiempo para los pasos que realmente requieren un toque personal.
Que se puede automatizar
- Confirmacion de recepcion de consulta (WhatsApp/email): 30 segundos despues de que llega el lead
- Coordinacion de llamada: enlace de Calendly que se envia automaticamente
- Envio de cotizacion: plantilla que se llena automaticamente
- Seguimiento en D+2 y D+7 despues de la cotizacion
- Solicitud de resena despues de finalizar el trabajo
Que debe ser humano
- La primera conversacion que entiende lo que el cliente necesita
- La elaboracion de la propuesta personalizada
- El manejo de objeciones
- La negociacion y cierre del acuerdo
Herramientas como Make.com (cuyo costo parte de $0 a $5 USD/mes al inicio) permiten construir estas automatizaciones sin escribir codigo. JOYO Digital se especializa en construir sistemas de automatizacion para negocios pequenos que conectan el sitio web, WhatsApp, el CRM y la facturacion, para que el equipo pueda enfocarse en los clientes, no en formularios.